Playbook de forecast de vendas:
Guia com as melhores práticas para ter previsibilidade
- Prever o faturamento da sua empresa no próximo mês, semestre ou até mesmo ano?
- Identificar com antecedência os gargalos e oportunidades em seu pipeline de vendas?
- Tomar decisões estratégicas e assertivas baseadas em dados concretos e previsões?
A capacidade de prever as vendas é crucial em um mercado tão dinâmico e competitivo quanto o comercial. Por isso, ter uma rotina bem estruturada de forecast de vendas, ou previsão de vendas em português, para entender melhor sua jornada de vendas é muito importante.
Pensando nisso, elaboramos este guia com o objetivo de fornecer insights valiosos e estratégias testadas e comprovadas para aprimorar o processo de forecasting de vendas, ajudando sua equipe a antecipar as demandas do mercado, otimizar recursos e impulsionar o crescimento do negócio.
Ao longo deste playbook, exploraremos diversas abordagens e técnicas para melhorar a precisão do seu forecast de vendas, desde a coleta e análise de dados até a implementação de ferramentas e processos eficientes.
Ao implementar as melhores práticas apresentadas aqui, sua equipe estará melhor equipada para tomar decisões estratégicas fundamentadas, maximizando as oportunidades de crescimento e alcançando resultados excepcionais.
Estudar antes do Forecast de Vendas
O primeiro passo é analisar o histórico de vendas. Comece por mergulhar nos dados de vendas dos últimos 12 a 24 meses. Explore as tendências sazonais, padrões de compra e o desempenho individual de produtos ou serviços.
Utilize ferramentas de análise de dados para visualizar e interpretar os dados de forma eficaz. Isso te dará uma base sólida para entender o que funcionou e o que não funcionou no passado.
Em seguida, avalie o mercado e a concorrência. Vá além da sua empresa e explore o panorama geral do mercado. Pesquise o tamanho do seu mercado, as tendências da indústria e as principais empresas concorrentes.
Além disso, identifique as oportunidades e os desafios que você enfrenta no mercado atual e acompanhe as estratégias de preços, marketing e vendas da sua concorrência para entender como você se posiciona em relação a eles.
Por fim, antes de chegar no forecast, mapeie as diferentes etapas do seu ciclo de vendas, desde a prospecção até o fechamento do negócio.
Com isso, você consegue determinar o tempo médio que leva para fechar um negócio e a taxa de conversão em cada etapa do ciclo.
Também vai ser possível identificar os pontos de atrito que podem estar atrasando as vendas e as oportunidades de otimização para aumentar a eficiência.
Com uma análise profunda do histórico de vendas, do mercado e do ciclo de vendas, você estará pronto para construir um forecast de vendas preciso e confiável.
Trazer discussões importantes para o forecast
É fundamental envolver a equipe de vendas no processo para garantir um forecast preciso e realista.
Por isso, realize reuniões regulares com a equipe de vendas para discutir o forecast, incentivando a participação de todos os membros e garantindo que todos estejam alinhados com os objetivos.
Durante o forecast, revisar o pipeline de vendas é um dos principais passos. É importante analisar cada oportunidade no pipeline e estimar a probabilidade de conversão.
Utilize ferramentas de vendas para organizar e acompanhar as oportunidades de venda e identifique os negócios em risco e as ações necessárias para aumentar a probabilidade de sucesso.
Com base na análise do pipeline de vendas, é hora de ajustar as metas e o plano de ação para o período seguinte.
A partir da discussão, defina metas realistas, mas ainda desafiadoras que motivem a equipe de vendas. Um bom forecast permite que você tome decisões estratégicas sobre recursos, investimentos e metas de vendas.
Além disso, ele pode ajudar a melhorar a comunicação e o alinhamento entre as equipes de marketing e vendas.
Redefinir as metas
- Específicas: claras e concisas, deixando explícito o que precisa ser realizado;
- Mensuráveis: quantificáveis, com indicadores específicos para acompanhar o progresso;
- Atingíveis: realistas e desafiadoras, mas possíveis de serem alcançadas;
- Relevantes: alinhadas com os objetivos estratégicos da empresa e do departamento de vendas;
- Temporizáveis: com prazos específicos para a sua realização.
- Número de leads gerados
- Número de oportunidades qualificadas
- Taxa de conversão de leads em vendas
- Ticket médio das vendas
- Tempo médio para fechar um negócio
Lembre-se: o forecast de vendas é um processo contínuo que deve ser feito semanal ou quinzenalmente. É essencial que esse acompanhamento seja feito de perto com seus vendedores para entender se as estratégias estão gerando resultados e quais melhorias podem ser implementadas.
Identificar as ações necessárias para atingir as metas
Um forecast preciso não é suficiente. É fundamental identificar as ações necessárias para alcançar os objetivos de vendas. Com base na análise do forecast e nas metas de vendas, identifique as ações que precisam ser tomadas em diferentes áreas da empresa, como marketing, vendas, desenvolvimento de produtos e outras.
Isso pode incluir o desenvolvimento de novas campanhas de marketing, a criação de novos materiais de vendas, a melhoria do processo de vendas ou o lançamento de novos produtos.
Para garantir a execução das ações, é essencial atribuir responsabilidades e prazos específicos. Defina quem será responsável por cada ação e quando ela deve ser concluída. Isso ajudará a manter o foco da equipe e garantir que as ações sejam realizadas em tempo hábil.
O plano de ação não deve ser considerado imutável. É importante monitorar o progresso do plano e fazer ajustes conforme necessário. Realize reuniões regulares com a equipe para discutir o progresso, identificar os desafios e fazer as adaptações necessárias.
Esse processo ajuda a garantir que o plano de ação esteja funcionando de forma eficaz e que o time comercial está no caminho certo para alcançar os objetivos de vendas.
Ao seguir estas práticas, você estará melhor preparado para transformar seu forecast de vendas em um plano de ação eficaz.
Fornecer treinamento e suporte à equipe
O sucesso do plano de ação depende da capacidade da equipe de vendas em executá-lo de forma eficaz.
Por isso, é fundamental fornecer treinamento e suporte à equipe. Isso pode incluir treinamento sobre produtos, técnicas de vendas, ferramentas de vendas e outras áreas relevantes.
O treinamento ajudará a equipe a entender o plano de ação, as responsabilidades de cada um e as melhores práticas para alcançar os objetivos.
O forecast é um apenas uma parte de um ciclo contínuo, portanto é importante monitorar os resultados do plano de ação e fazer ajustes conforme necessário.
Usando os dados para avaliar a efetividade do plano, você vai conseguir identificar áreas de melhoria e ajustar as metas e estratégias do seu time comercial
Além disso, é importante comunicar os resultados do forecast de vendas para toda a empresa. Isso ajudará a aumentar a transparência, o alinhamento e a accountability, já que todas as áreas vão saber quais são as metas e planos de ação do time de vendas.
Também é importante compartilhar os aprendizados do processo para que a empresa possa melhorar as previsões no futuro.
Ao seguir estas boas práticas, você estará melhor preparado para garantir a execução eficaz do plano de ação.
Fornecendo treinamento e suporte à equipe, monitorando os resultados e fazendo ajustes, e comunicando os resultados e aprendizados, você poderá aumentar significativamente a precisão das previsões e alcançar os objetivos de vendas da empresa.
Dica Bônus: o jeito Exact de fazer
Até agora, as dicas que nós demos já são suficientes para você ter um excelente processo de forecast de vendas. Mas, é claro que não poderíamos deixar de trazer um pouco do nosso jeitinho, não é mesmo?
O primeiro ponto é que dentro da Exact nossas reuniões de forecast de vendas são alvo de mudanças constantes, sempre em busca do melhor formato para nossos vendedores. A ideia é justamente que a equipe se ajude durante esse momento, portanto encontrar o modelo ideal é fundamental.
Outra questão importante é a nossa periodicidade. Nossa equipe comercial faz os forecasts todos os dias com duração de 30 minutos. Portanto, se surgir uma dificuldade de um dia para o outro, por exemplo, não vai demorar para que ela seja discutida entre os membros do time.
Isso faz com que os vendedores não fiquem tentando resolver sozinhos seus problemas por muito tempo. Todos os dias eles têm aquela meia hora para conversar sobre seus leads, objeções, dificuldades e por aí vaí.
Por fim, uma das novas ideias que aplicamos no nosso forecast de vendas foi passar a selecionar um assunto por reunião. Então, por exemplo, na primeira reunião da semana discutimos sobre as objeções que nossos vendedores estão enfrentando, na segunda discutimos as melhores maneiras de nutrir leads frios.
Esse modelo torna as reuniões mais focadas e com mais chances de encontrar uma solução para problemas parecidos ou da mesma ordem.
Aqui na Exact, durante as reuniões de forecast, os vendedores também utilizam o nosso software, o Exact Spotter, para acompanhar a caminhada do lead pelo pipeline de vendas e garantir que as soluções pensadas em conjunto estejam colaborando no avanço da negociação.
Precisa de um suporte para deixar sua previsão de vendas cada vez mais redonda?
